Polityka prywatności („kolejka kart DOTEA”) i Regulamin programu kart & punktów

Obowiązuje od: 22.10.2025

1. Administrator i kontakt

Administratorem danych jest Lucas Lu DOTEA, ul. 3 Maja 22/2c, NIP: 7491969173, e-mail: biuro@dotea.pl („Administrator”).

2. Zakres danych i źródła

• Dane podawane przez Ciebie: nick, konto Instagram (handle), ewentualnie dane kontaktowe potrzebne do realizacji karty.
• Dane techniczne zapisywane przy zgłoszeniu: IP, user-agent, fingerprint (losowy identyfikator antyspamowy), znacznik czasu, status obsługi (pending, awaiting_verification, approved, granted, rejected).
• Dane o zakupach odczytywane z systemu sprzedażowego S4H POS wyłącznie w celu naliczania punktów (integracja tylko odczytowa — nie modyfikujemy danych POS).

Nie przetwarzamy danych rachunku bankowego ani pełnej historii transakcji. Na potrzeby weryfikacji uprawnienia VIP klient może dobrowolnie okazać na ekranie urządzenia informację o liczbie transakcji; nie wykonujemy kopii/zdjęć, nie spisujemy szczegółów płatności. Utrwalamy jedynie informację „spełnia/nie spełnia VIP”.

3. Cele i podstawy prawne (RODO)

• Obsługa kolejki/umówienie i wykonanie karty — art. 6 ust. 1 lit. b RODO.
• Zabezpieczenie przed nadużyciami i zapewnienie ciągłości systemu (logi techniczne, limity) — art. 6 ust. 1 lit. f RODO.
• Ustalenie, dochodzenie lub obrona roszczeń — art. 6 ust. 1 lit. f RODO.
• Spełnienie obowiązków rachunkowych/podatkowych przy płatności w lokalu — art. 6 ust. 1 lit. c RODO.
• Weryfikacja uprawnienia do ceny VIP (POS odczyt, ewentualny wgląd wzrokowy w potwierdzenie klienta) — art. 6 ust. 1 lit. b RODO (realizacja świadczenia) oraz art. 6 ust. 1 lit. f RODO (uzasadniony interes: prawidłowe rozliczenia).

Nie stosujemy profilowania ani zautomatyzowanego podejmowania decyzji w rozumieniu RODO.

4. Wymóg podania danych i wiek

Podanie nicka i konta Instagram jest dobrowolne, ale niezbędne do zapisu do kolejki i kontaktu w sprawie karty. Usługę kierujemy do osób, które ukończyły 16 lat (lub za zgodą opiekuna prawnego).

5. Okres przechowywania

• Dane zgłoszenia — przez czas obsługi i wykonania karty, a następnie do 12 miesięcy w celach dowodowych (uzasadniony interes).
• Wpisy „rejected” — krócej, do 90 dni, wyłącznie anty-spam.
• Logi techniczne (IP/UA) — do 12 miesięcy.

Po upływie terminów dane usuwamy lub anonimizujemy.

6. Odbiorcy danych i transfery

Dane powierzamy wyłącznie na podstawie umów powierzenia: dostawcy hostingu/poczty, narzędzi bezpieczeństwa. Co do zasady nie przekazujemy danych poza EOG; jeśli dojdzie do transferu — wyłącznie zgodnie z RODO (np. standardowe klauzule).

7. Twoje prawa

Masz prawo dostępu, kopii, sprostowania, usunięcia/ograniczenia, przenoszenia (art. 20 RODO), sprzeciwu (gdy podstawą jest interes prawny), skargi do PUODO (ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa). Kontakt: biuro@dotea.pl.

8. Cookies i logi

Używamy wyłącznie cookies technicznych niezbędnych do działania sesji i zabezpieczeń (brak cookies marketingowych). Prowadzimy logi serwera (IP, URI, timestamp) w celach bezpieczeństwa i diagnostyki.

9. Warunki programu kart (beta, sprzedaż w lokalu)

• Program kart działa w wersji beta; może zostać zmieniony, zawieszony lub zakończony z ważnych przyczyn (awarie, nadużycia, zmiany prawa, operacje).
• Formularz online nie jest sprzedażą. To wyłącznie zgłoszenie do kolejki/umówienie. Opłata za kartę jest pobierana na miejscu w lokalu DOTEA przed wydaniem karty. Umowa zawierana jest w lokalu.
• Ograniczona liczba kart. Z uwagi na limit produkcyjny i operacyjny, nie wszystkie zgłoszenia otrzymają karty. Przyznanie następuje po weryfikacji zgłoszeń według zasad programu.
• Termin wydania. Czas przygotowania i dostarczenia karty wynosi do 3 tygodni od pozytywnej weryfikacji (możliwe wydłużenie w wersji beta z przyczyn technicznych/logistycznych).

10. Cennik wydania karty i zasady VIP

• VIP (stali klienci, osoby z nami od początku): 65 zł.
• Nowe osoby: 125 zł brutto.
• Uprawnienie VIP — zasady:
  • Uznaniowo: Organizator może przyznać VIP na podstawie własnej wiedzy relacyjnej o kliencie.
  • Albo twarde kryterium: co najmniej 20 udokumentowanych zakupów w DOTEA wstecz (preferencyjnie potwierdzonych w S4H POS — integracja wyłącznie odczytowa).
  • Weryfikacja: standardowo sprawdzamy historię w POS (nick/ID karty). Nie zbieramy dokumentów bankowych. Klient może dobrowolnie pokazać na ekranie aplikacji banku liczbę transakcji — obsługa jedynie wzrokowo weryfikuje, bez kopiowania/utrwalania. W systemie zapisujemy wyłącznie fakt: „spełnia/nie spełnia VIP”.
• Cennik może ulec zmianie; obowiązuje cennik aktualny w lokalu w dniu płatności.

11. Karta DOTEA — imienność, własność, weryfikacja, blokada

• Karta jest imienna i nieprzenoszalna. Używać może wyłącznie osoba, której ją wydano. Udostępnianie, wypożyczanie lub odsprzedaż karty jest zabronione.
• Weryfikacja w lokalu. W uzasadnionych przypadkach obsługa może poprosić o potwierdzenie tożsamości do wglądu (bez sporządzania kopii dokumentu), wyłącznie celem weryfikacji zgodności karty z użytkownikiem.
• Własność karty. Karta pozostaje własnością Organizatora. W razie naruszenia regulaminu, podejrzenia nadużycia lub fałszerstwa karta może zostać czasowo zablokowana lub unieważniona.
• Duplikat. W razie utraty/uszkodzenia możliwe jest wyrobienie duplikatu zgodnie z aktualnym cennikiem i procedurą. Ryzyko użycia karty do czasu zgłoszenia ponosi użytkownik.

12. Program punktowy DOTEA — charakter i niezależność

• Punkt DOTEA to niemajątkowa, promocyjna jednostka rozliczeniowa. Punkty nie są pieniądzem, pieniądzem elektronicznym, instrumentem płatniczym ani bonem. Brak wymiany na gotówkę, przelew, cashback lub inne wartości pieniężne.
• Punkty wymieniane są wyłącznie na świadczenia rzeczowe/usługi w lokalu (np. napój bubble tea) zgodnie z aktualnym katalogiem i progami punktowymi.
• System punktowy DOTEA jest niezależny od S4H; integracja z POS wyłącznie odczytowa. Stan punktów ma charakter ewidencyjno-informacyjny i może ulec korekcie po weryfikacji.
• Priorytet dowodowy. W razie rozbieżności wiążące są zapisy sprzedażowe i paragony fiskalne z POS S4H.

13. Naliczanie i wykorzystanie punktów

• Punkty naliczane są wg zasad ustalonych przez Organizatora (np. za zakup określonych produktów, akcje promocyjne). Możliwe są zaokrąglenia i wyłączenia (produkty promocyjne, rabaty, błędy).
• Organizator może wstrzymać/cofnąć punkty przy zwrocie, korekcie fiskalnej, oczywistej pomyłce lub podejrzeniu nadużycia.
• Punkty nie są zbywalne, nie podlegają sprzedaży, darowiźnie, cesji; handel punktami/kartami jest zabroniony.
• Realizacja nagród następuje w lokalu po osiągnięciu progu i weryfikacji konta/karty; nagród nie łączy się z innymi promocjami, chyba że ogłoszono inaczej.

14. Wygasanie punktów i zmiany katalogu

• Punkty wygasają po 12 miesiącach braku aktywności (brak naliczeń/wykorzystań). Wygaszenie nie rodzi roszczeń.
• Katalog świadczeń i progi mogą ulegać zmianom; w razie zmian publikujemy aktualną wersję w lokalu/na stronie.

15. Nadużycia, limity i prawo do odmowy

• Stosujemy limity techniczne (np. 1 zgłoszenie na urządzenie/IP/user-agent/fingerprint) oraz inne środki anty-spam/anty-fraud.
• W przypadkach nadużyć (multikonta, automaty, fałszywe dane, użycie karty przez osobę nieuprawnioną, fałszerstwo, obchodzenie limitów) Organizator może: zablokować kartę/konto, anulować nieprawidłowe punkty/świadczenia, odmówić realizacji świadczeń do czasu wyjaśnienia.

16. Odpowiedzialność i siła wyższa

• W granicach prawa odpowiedzialność Organizatora za szkody rzeczywiście poniesione ogranicza się do wartości świadczenia, którego dotyczy reklamacja (nie dotyczy winy umyślnej oraz uprawnień konsumenckich).
• Nie ponosimy odpowiedzialności za przerwy techniczne, awarie systemów zewnętrznych (w tym POS), brak łączności, ataki DDoS, decyzje władz i inne zdarzenia siły wyższej.

17. Reklamacje

Reklamacje dotyczące kart, punktów lub realizacji świadczeń złóż e-mailem: biuro@dotea.pl. Na odpowiedź mamy do 14 dni. Do reklamacji dołącz datę, opis zdarzenia, paragon/ID transakcji, jeśli dotyczy.

18. Prawo właściwe i spory

Stosujemy prawo polskie. Konsument może skorzystać z bezpłatnej pomocy miejskich/powiatowych Rzeczników Konsumentów. W relacjach B2B spory rozstrzyga sąd właściwy dla siedziby Administratora (nie dotyczy konsumentów).

19. Zmiany dokumentu

Możemy aktualizować niniejszy dokument. O istotnych zmianach poinformujemy na stronie, wskazując nową datę obowiązywania. Dalsze korzystanie oznacza akceptację zmian.